Pemusnahan Arsip Tahun 2023 Sebagai Implementasi Sadar Tertib Arsip di Lingkungan Pemerintah Kota Metro
Bidang Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Metro melaksanakan Ceremony Kegiatan Pemusnahan Arsip Tahun 2023. Kegiatan tersebut di laksanakan di Aula lantai 3 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Metro, Kamis 28 Desember 2023. Dalam acara tersebut dihadiri langsung oleh Asisten I Pemerintahan dan Kesra M. Supriadi, SH., MM serta para Sekretaris Organisasi Perangkat Daerah (OPD) maupun yang diwakili oleh Staf masing – masing OPD pada Lingkungan Pemerintah Kota Metro.
Komarudin, S.Sos., MM Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Metro dalam laporannya menyampaikan tujuan dilaksanakannya kegiatan ini adalah untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kerasipan serta menyelamatkan arsip dari penyalahgunaan oleh pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab. Kegiatan Pemusnahan Arsip Tahun 2023 ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan kedua kalinya di Lingkungan Pemerintah Kota Metro. Pada Tahun 2023 arsip yang di musnahkan merupakan arsip yang berasal dari Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Metro periode Tahun 1999 – 2004. Arsip yang dimusnahkan berjumlah 322 berkas (35 Boks Arsip). Kami berharap Kegiatan Pemusnahan Arsip ini dapat secara rutin dilaksanakan karena kegiatan ini merupakan salah satu cara untuk mengurangi volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru, sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di setiap Perangkat Daerah, “Imbuhnya”.
Selaras Sekretaris Daerah Kota Metro yang di wakili oleh Asisten I M. Supriadi, SH., MM menyampaikan kewajiban untuk melaksanakan pemusnahan arsip ini dilaksanakan guna mengefisienkan biaya, waktu, tenaga, tempat, serta sarana yang diperlukan untuk mengelola arsip. Hal ini tentu sesuai dengan isi amanat Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan berikut peraturan pelaksanaannya yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Kegiatan Pemusnahan Arsip milik Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Metro (BPKAD) yang telah dipindahkan pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kota Metro ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran dan pemahaman kepada seluruh Pencipta Arsip di Lingkungan Pemerintah Kota Metro agar dapat memindahkan arsip yang memiliki retensi di atas sepuluh tahun ke Lembaga Kearsipan Daerah, yang selanjutnya akan dilakukan pemusnahan arsip.
Pelaksanaan penyusutan/pemusnahan arsip ini harus diperhatikan secara saksama terkait dengan tahapan – tahapan serta harus mengacu pada ketentuan Jadwal Retensi Arsip. Untuk itu saya mengajak kepada kita semua, marilah kita bersama – sama membenahi pengelolaan kearsipan di Perangkat Daerah Bapak/Ibu masing – masing dan mengoptimalkan SDM yang ada serta pemenuhan sarana dan prsarana kearsipan dalam upaya menuju pengelolaan arsip yang baik dan akuntabel di Kota Metro. Mudah-mudahan dengan pengelolaan kearsipan yang baik akan semakin memudahkan pelaksanaan pelayanan kita kepada masyarakat, bangsa dan negara, “tuturnya”.
